Истребование документов из Казахстана: свидетельства, справки, архивные выписки

Как истребовать свидетельства ЗАГС, архивные справки и документы об образовании из Казахстана дистанционно: порядок, сроки, апостиль и нотариальный перевод.

Истребование документов из Казахстана: что это и когда нужно

Истребование документов из Казахстана, это получение повторных свидетельств, справок и архивных выписок с территории Казахстана, когда оригинал утерян, остался в другой стране или нужен дубликат для оформления наследства, брака, гражданства или пенсии. Процедура возможна дистанционно: заявитель находится в Украине или Европе, а запрос подаёт доверенное лицо в Казахстане.

Ситуации, когда это требуется, типичны: свидетельство о рождении нужно для оформления гражданства, свидетельство о браке, для подтверждения смены фамилии, свидетельство о смерти, для наследственного дела. Документ, выданный десятилетия назад, не всегда можно просто «скопировать»: орган ЗАГС выдаёт повторное свидетельство на новом бланке, а архивы готовят справки и выписки.

Отдельный нюанс: документ, полученный в Казахстане, для использования за границей почти всегда требует апостиля и нотариального перевода. Поэтому истребование и легализацию планируют вместе, иначе придётся отправлять документ в Казахстан повторно.

Какие документы можно истребовать

Через доверенное лицо из Казахстана получают документы нескольких категорий.

Документы ЗАГС (РАГС/ЗАГС)

Органы РАГС/ЗАГС Казахстана выдают повторные свидетельства и справки о записях актов гражданского состояния:

• свидетельство о рождении, своё или родственников, в том числе для наследственных дел;

• свидетельство о заключении брака, для подтверждения брака и смены фамилии;

• свидетельство о расторжении брака, для подтверждения семейного положения;

• свидетельство о смерти, для наследства, оформления пенсий и родственных виз;

• справка о брачной правоспособности, требуется при заключении брака за границей;

• архивные справки о перемене имени, об установлении отцовства, об усыновлении.

Записи актов, сделанные до 1991 года, хранятся в архивах органов ЗАГС и областных государственных архивах Казахстана. Если орган ЗАГС, где регистрировался акт, реорганизован, запрос направляется в архив по месту регистрации, а это занимает больше времени, чем выдача повторного свидетельства по действующей записи.

Справки и другие документы

• справка о наличии либо отсутствии судимости, оформляется через МВД Казахстана, чаще всего нужна для виз, гражданства и работы;

• архивные копии приказов, выписки из архивов организаций и учреждений;

• документы из государственных реестров.

Документы об образовании

Дипломы и аттестаты, выданные в Казахстане, восстанавливаются через учебное заведение или его правопреемника, а также через архивы. Для использования за границей на них ставится апостиль в территориальных департаментах комитета по обеспечению качества в сфере образования министерства просвещения РК (по постановлению, проверено 12.09.2026 по adilet.zan.kz).

Поможем подобрать документы и сроки

Пошаговый порядок истребования

Общая логика одинакова для всех типов документов: определить орган, оформить доверенность, подать запрос, получить документ, легализовать.

Варианты подачи запроса: сравнение

Для людей, находящихся в Украине или Европе, практичный вариант, представитель по доверенности: он подаёт запрос в ЦОН или орган РАГС/ЗАГС, получает документ, ставит апостиль и отправляет комплект курьером. Полный цикл «запрос, документ, апостиль, перевод, доставка» берут на себя профильные сервисы, например партнёрский сайт apostil-sng.com.

Сценарий: свидетельство о рождении для наследственного дела

Ситуация: заявитель живёт в Германии, отец родился в Караганде в 1968 году, свидетельство о рождении утеряно, нужно для оформления наследства.

Шаги: оформляется доверенность у немецкого нотариуса с апостилем и переводом на казахский/русский → представитель подаёт запрос в орган РАГС/ЗАГС Караганды → запись старая, часть дел в архиве, запрос может уйти в областной архив → выдаётся повторное свидетельство → апостиль в департаменте юстиции (по принципу экстерриториальности, проверено 12.09.2026) → нотариальный перевод → курьерская доставка.

Результат: комплект документов готов ориентировочно за 3–8 недель, точный срок зависит от того, найдётся ли запись в текущей базе или потребуется архивный поиск.

Сроки и порядок оплаты

Сроки истребования зависят от типа документа. Повторное свидетельство по действующей записи в органах ЗАГС выдаётся быстрее; архивные справки и копии требуют поиска в хранилищах и занимают заметно больше времени. Ориентир для полного цикла с апостилем и доставкой, от 3 до 8 недель.

Госпошлины за выдачу повторных документов и за апостиль оплачиваются в Казахстане в тенге. По нормам приказа Минюста РК (adilet.zan.kz/rus/docs/V2000020740, проверено 12.09.2026), пошлина вносится в бюджет, а документ об оплате через шлюз ПШЭП формируется автоматически из информационных систем: отдельно собирать квитанцию при подаче через электронные сервисы не нужно. Конкретные суммы и итоговые сроки по вашему случаю подтверждает менеджер перед началом работы, на странице они не публикуются.

Поможем подобрать документы и сроки

Истребование без личного присутствия: доверенность и ИИН

Если вы находитесь за пределами Казахстана, доверенность, основной инструмент. Её оформляют у нотариуса в стране пребывания, затем апостилируют (если страна, участница Гаагской конвенции 1961 года) и снабжают нотариальным переводом на государственный язык Казахстана.

С ИИН (индивидуальным идентификационным номером) проще: он открывает доступ к eGov.kz и ЦОН. Если ИИН нет, есть два пути: получить его через представителя либо подавать все запросы по доверенности в бумажном виде. Для разового истребования одного-двух документов второй путь обычно быстрее.

Нюанс для граждан других стран: документы, выданные госорганами и нотариусами иных государств, в том числе бывших союзных республик, не принимаются в Казахстане к проставлению апостиля на подлинниках (по постановлению Правительства РК, проверено 12.09.2026). Это значит: апостиль ставится только на документы, выданные в Казахстане, поэтому сначала истребуйте казахстанский документ, а затем легализуйте его там же.

Апостиль, консульская легализация и нотариальный перевод

Апостиль, основной способ легализации казахстанских документов для стран, участниц Гаагской конвенции 1961 года, к которой относятся и Казахстан, и Украина, и большинство стран Европы. Апостиль, квадратное клише по форме согласно постановлению Правительства РК от 24.04.2001 № 545; графы заполняются на государственном языке.

Где ставится апостиль в Казахстане (по нормативным актам, проверено 12.09.2026):

• Министерство юстиции Республики Казахстан и его территориальные департаменты юстиции областей, городов Астана, Алматы и Шымкент, документы органов юстиции, ЗАГС и нотариусов; департаменты работают по принципу экстерриториальности;

• территориальные департаменты комитета по обеспечению качества в сфере образования министерства просвещения, дипломы и аттестаты;

• другие уполномоченные органы (МВД, Минфин, суды и др.), по принадлежности документа; полномочия могут делегироваться территориальным органам;

• электронный апостиль выдаётся через информационную систему «е-апостиль».

Апостиль не проставляется на документах посольств и консульств РК за границей и на административных документах по коммерческим или таможенным операциям. В бумажной форме апостиль ставится на подлинниках только от госорганов, должностных лиц или нотариусов Казахстана.

Консульская легализация нужна, только если страна назначения не участвует в Гаагской конвенции. Для Украины, Германии, Польши и большинства других стран достаточно апостиля.

Нотариальный перевод, финальный шаг. Перевод выполняется с казахского или русского языка на язык страны назначения и заверяется нотариусом. Для принятия в органах другой страны перевод должен быть оформлен по её требованиям: уточните заранее, нужен ли перевод каждой страницы, заверение подписи переводчика и сшивка с оригиналом. Подробнее о том, как работает апостилирование в Казахстане,, в разделе Апостиль в Казахстане.

Поможем подобрать документы и сроки

Получение дубликатов утерянных документов

Дубликат (повторное свидетельство) выдаётся взамен утерянного или повреждённого. Порядок простой: заявление в орган РАГС/ЗАГС по месту хранения записи или через ЦОН, оплата пошлины, выдача нового бланка. Старое свидетельство при этом теряет силу: если оригинал найдётся позже, пользоваться им нельзя.

Что помогает ускорить выдачу дубликата:

• точные данные записи: дата и место регистрации, ФИО, в отношении которых составлен акт;

• сведения о перемене фамилии или имени;

• копия утерянного документа, если она сохранилась;

• указание, для какой страны и цели нужен документ: от этого зависит, нужен ли сразу апостиль.

Если документ нужен срочно, планируйте всё как единый маршрут: истребование, апостиль и перевод заказываются одновременно, а не последовательно. Это сокращает общий срок и избавляет от повторных пересылок через границу. Общий порядок легализации документов для разных стран разобран на Главной странице.

Информация на этой странице носит справочный характер и не является юридической консультацией. Перед принятием решения рекомендуем обратиться к квалифицированному специалисту. Для связи с нами используйте контакты на сайте.

Частые вопросы

Через доверенное лицо, которое подаёт запрос в ЦОН, орган РАГС/ЗАГС, архив или через eGov.kz. Личное присутствие заявителя не требуется, если оформлена нотариальная доверенность с апостилем и переводом.

Подаётся заявление о выдаче повторного свидетельства в орган РАГС/ЗАГС по месту хранения записи или в ЦОН. Повторное свидетельство выдаётся на бланке, действующем в Казахстане сейчас.

На документах ЗАГС, нотариусов и органов юстиции — в департаментах юстиции областей и городов Астана, Алматы, Шымкент; на документах об образовании — в территориальных департаментах комитета по обеспечению качества в сфере образования.

Оформите доверенность на представителя в Казахстане, укажите максимум данных о записи (дата, место регистрации, ФИО) — представитель подаст запрос в РАГС/ЗАГС или архив и получит повторное свидетельство.

Дипломы и аттестаты восстанавливаются через учебное заведение или его правопреемник, а апостиль на них ставится в территориальных департаментах комитета по обеспечению качества в сфере образования министерства просвещения РК.

Записи актов гражданского состояния советского периода хранятся в архивах органов ЗАГС и в областных государственных архивах Казахстана. Запрос направляется по месту регистрации акта.

Ориентировочно от 3 до 8 недель в зависимости от типа документа, региона и необходимости апостиля и перевода. Точный срок подтверждает менеджер.

Как устроен процесс

• 1Определяете, где хранится документСвидетельства ЗАГС — в органах РАГС/ЗАГС или их архивах; учебные документы — в учебном заведении или архиве; справка о наличии либо отсутствии судимости — через МВД РК. От места хранения зависит, куда пойдёт запрос.

• 2Оформляете доверенностьЕсли вы находитесь за пределами Казахстана, доверенность на представителя оформляется у нотариуса в вашей стране. Для использования в Казахстане её, как правило, нужно легализовать или апостилировать и приложить нотариальный перевод.

• 3Подаёте запросПредставитель обращается в ЦОН, в департамент юстиции, в архив или подаёт электронное заявление через eGov.kz — в зависимости от типа документа.

• 4Получаете документ и ставите апостильПовторное свидетельство или справка получает апостиль в уполномоченном органе Казахстана, затем при необходимости делается нотариальный перевод.

• 5Доставка документов вамГотовый комплект с апостилем и переводами отправляется курьерской службой в страну, где вы находитесь.

Что взять с собой

• ✓Паспорт или документ, удостоверяющий личность заявителя

• ✓Сведения о записи акта гражданского состояния: дата и место регистрации, ФИО лиц, в отношении которых составлена запись

• ✓Доверенность на представителя с апостилем или легализацией и нотариальным переводом

• ✓Копии ранее выданных документов (если сохранились) — упрощают поиск записи в архиве

• ✓Данные о смене фамилии или имени, если они были

Полезные материалы

Связанные страницы

Как поставить апостиль на свидетельство о рождении из Казахстана: уполномоченные органы, дубликат старого образца, госпошлина, оформление из-за рубежа.

Какие органы проставляют апостиль в Украине, какие документы подлежат апостилированию, чем апостиль отличается от консульской легализации и как оформить перевод.

Кто ставит апостиль в Казахстане на диплом, свидетельство ЗАГС, справку о несудимости. Органы, сроки, апостиль через ЦОН и дистанционно из-за границы.

Официальные источники

Нормы сверены с первоисточниками на портале законодательства.

Как это работает

Оформляем документы за несколько шагов

Описание задачи

Говорите, какое действие нужно и для какого документа. Подскажем перечень документов и срок.

Подготовка пакета

Проверяем устав, выписку из ЕГР и полномочия подписантов до визита.

Удостоверение у нотариуса

Подписи и сделка удостоверяются на приёме, при необходимости готовим проекты документов.

Регистрация изменений

Нотариус подаёт документы в ЕГР как субъект государственной регистрации. Срок регистрации до 24 часов.

Нужна помощь с документами?

Опишите ситуацию, подскажем перечень документов, срок и стоимость.

Оставить заявку