Апостиль и консульская легализация документов из Казахстана

Апостиль документов нужен каждый раз, когда казахстанский документ подают за границей: диплом для учёбы, свидетельство о заключении брака для семейных процедур, справка об отсутствии судимости для работы или вида на жительство. Способ подтверждения зависит от страны назначения: для одних достаточно апостиля, для других требуется полная консульская легализация. Если вы находитесь в Украине или Европе и документы остались в Казахстане, базовые понятия разобраны в статье Апостиль: что это такое простыми словами, а ниже детально про казахстанский порядок.

Апостиль и консульская легализация: отличия

Апостиль, это упрощённая форма подтверждения по Гаагской конвенции 1961 года: один штамп, одна госпошлина, одна инстанция. Консульская легализация, это многоступенчатая процедура через несколько ведомств и Департамент консульской службы МИД РК, которая применяется к странам, не участвующим в Гаагской конвенции.

Казахстан присоединился к Гаагской конвенции 1961 года отдельным законом о присоединении (нормативное постановление, см. sources), поэтому апостилированные документы стран-участниц признаются в РК без дополнительной легализации, и наоборот.

Выбор делают по стране, куда подаётся документ:

Перед подачей всегда уточняйте требование именно у принимающей стороны: консульства и ведомства иногда просят дополнительный перевод или нотариально заверенную копию сверх апостиля.

Какие документы подлежат апостилированию и легализации

К проставлению апостиля на подлинниках в бумажной форме принимаются документы только от госорганов, должностных лиц или нотариусов Республики Казахстан (регламент услуги, см. sources). Легализуются и апостилируются:

• свидетельства органов ЗАГС: о рождении, о заключении брака, о расторжении брака;
• документы об образовании: аттестат и диплом об образовании с приложением;
• справка об отсутствии судимости;
• архивные справки и выписки;
• нотариальные акты, включая нотариальную доверенность;
• коммерческие документы компаний: уставные и учредительные бумаги, доверенности представителей.

Есть исключения. Апостиль не проставляется на документах посольств и консульств РК за границей, а также на административных документах, касающихся напрямую коммерческих или таможенных операций (источник: регламент услуги, см. sources). Такие документы идут по пути консульской легализации.

Документы, подлежащие легализации

Легализация нужна тем же категориям документов, что и апостиль, но для стран вне Гаагской конвенции. На практике чаще всего легализуют свидетельства ЗАГС, документы об образовании, справки о несудимости, а также коммерческие бумаги компаний: уставы, договоры, доверенности на открытие счетов и представление интересов.

Отдельное ограничение касается документов из-за рубежа: документы госорганов и нотариусов иных государств, включая бывшие союзные республики СССР, не принимаются к проставлению апостиля на подлинниках в Казахстане (регламент услуги, см. sources). Украинский документ сначала легализуется или апостилируется в Украине, и только потом его признают в Казахстане. Для украинской стороны порядок закреплён постановлением КМУ от 18.01.2003 № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля»: полномочия по проставлению апостиля распределены между конкретными министерствами по типу документа.

Уполномоченные органы по проставлению апостиля

В Казахстане работает ведомственный принцип: орган зависит от типа документа. Уполномоченные органы вправе делегировать полномочия территориальным подразделениям (норма регламента, см. sources).

Департаменты юстиции работают по принципу экстерриториальности: подать документы на свидетельство ЗАГС можно независимо от региона выдачи (нормативное постановление, см. sources). Часть услуг доступна через НАО «Государственная корпорация «Правительство для граждан»: там принимают заявления и выдают готовые документы.

Электронный апостиль выдаётся через информационную систему «е-апостиль»: это удобно, если принимающая сторона принимает цифровой формат.

Порядок и сроки проставления апостиля

Стандартный маршрут выглядит так: проверка документа, оплата госпошлины, подача заявления, получение документа со штампом. В бумажной форме апостиль проставляется на подлиннике документа.

Подготовка зависит от типа документа:

• Свидетельство о заключении брака и другие ЗАГС-документы: подаётся подлинник, иногда дополнительно нотариально заверенная копия;
• Диплом об образовании: чаще апостилируется оригинал или нотариально заверенная копия с переводом, подробности в статье Апостиль на диплом;
• Справка об отсутствии судимости: у неё ограниченный срок действия, поэтому справку заказывают незадолго до подачи, как получить её описано в материале Справка об отсутствии судимости: где пол.

Точный срок рассмотрения в каждом ведомстве закреплён в регламенте конкретной услуги; при подаче его называют вместе с датой готовности. Для срочных ситуаций уточняйте возможность ускоренного оформления непосредственно в услугодателе.

Порядок консульской легализации: документы, сроки, ДКС МИД РК

Если страна назначения не участвует в Гаагской конвенции, документ проходит консульскую легализацию. Базовый набор для подачи: подлинник документа, документ, удостоверяющий личность, квитанция об оплате и, если подаёт представитель, нотариальная доверенность. Финальную стадию проходит Департамент консульской службы МИД РК.

Процедура многоэтапная, поэтому занимает заметно больше времени, чем апостиль. Точный срок зависит от ведомств на маршруте, его озвучивают при приёме документов.

Госпошлина: размер и оплата

За проставление апостиля и за консульскую легализацию уплачивается госпошлина. Оплата производится до подачи по реквизитам конкретного услугодателя; квитанцию прикладывают к заявлению. Актуальные суммы и реквизиты смотрите в регламенте соответствующей услуги или уточняйте при приёме: они периодически обновляются.

Если вы оформляете украинский апостиль, находясь за пределами Украины, госпошлину можно оплатить в иностранной валюте через банки-корреспонденты на счёт Держказначейства (источник: court.gov.ua, см. sources). Это избавляет от необходимости открывать счёт в украинском банке ради одной квитанции.

Подача по доверенности и апостилирование из-за рубежа

Если вы за пределами Казахстана, ехать ради штампа не обязательно. Оформите нотариальную доверенность на представителя в РК: он подаст документы в уполномоченный орган и получит результат, а затем перешлёт документ вам.

Сценарий «оригинал утрачен, вы за границей»: ситуация типичная, например свидетельство о заключении брака потерялось при переезде. Шаги: сначала представитель восстанавливает документ через ЦОН по доверенности, затем подаёт его на апостилирование, после получает готовый документ и отправляет курьерской доставкой. По времени это две отдельные процедуры, поэтому закладывайте срок и на восстановление, и на штамп. Альтернатива, если принимающая сторона допускает, это электронный апостиль через систему «е-апостиль».

Если самостоятельное оформление неудобно, эти задачи берут на себя партнёрские сервисы вроде apostil-sng.com: подача по доверенности, контроль сроков и доставка готовых документов.

Апостиль на документы об образовании, паспорт и справку о судимости

Диплом об образовании апостилируют территориальные департаменты комитета по обеспечению качества в сфере образования. Часто просят перевод и нотариально заверенную копию, требования зависят от принимающей страны.

Паспорт как документ, удостоверяющий личность, обычно не апостилируется отдельно: за рубежом чаще требуют апостиль на справках и свидетельствах. Если принимающая сторона всё же просит подтверждение паспортных данных, обычно достаточно нотариально заверенной копии с переводом, но точное требование уточняйте у неё.

Справка об отсутствии судимости оформляется через Министерство внутренних дел Республики Казахстан, и её апостилирует то же ведомство. Учитывайте ограниченный срок действия справки: если он истечёт до подачи за рубежом, процедуру придётся повторять.

Страны-участницы Гаагской конвенции и страны, где легализация не нужна

Казахстан и Украина обе участвуют в Гаагской конвенции 1961 года, поэтому казахстанский документ с апостилем принимается в Украине, и наоборот. Внутри СНГ действует Кишиневская конвенция 2002 года: между странами-участницами документы идут вообще без апостиля и легализации, достаточно перевода.

Для стран вне обоих списков, например Китая или ОАЭ, применяется консульская легализация. Перед подачей проверяйте статус страны на текущую дату: список участников Гаагской конвенции расширяется.

Реквизиты и форма апостиля

Апостиль имеет установленную форму: это квадратный штамп с заголовком на французском языке («Apostille»), в котором указаны страна, лицо, подписавшее документ, должность, печать органа, место и дата проставления, номер и подпись. Штамп ставится на самом подлиннике либо на соединённом с ним листе.

Единая форма как раз и делает апостиль универсальным: принимающая страна проверяет не весь документ, а соответствие штампа образцу конвенции. Если в принимающей стране сомневаются в подлинности апостиля, там могут запросить подтверждение через выдавший орган, поэтому храните номер апостиля до завершения всех процедур.